Organizzare un meeting aziendale

Organizzare un meeting aziendale in modo adeguato è molto importante per qualunque azienda che voglia sponsorizzare nuovi prodotti e attirare l’attenzione e l’interesse dei clienti.

Il meeting come affermazione dell’immagine aziendale

L’immagine che un’azienda da di se è alla base di qualunque forma di marketing, e il meeting fa parte di questa categoria. Un meeting di successo significa affermare e dare una spinta notevole al proprio brand, non solo ai prodotti che si vogliono promuovere, che comunque devono essere di qualità, altrimenti anche il migliore dei meeting non darebbe il risultato sperato.

La location dei meeting

come organizzare meeting aziendaleLa scelta del luogo dove svolgere il meeting è il primo importante tassello su cui puntare. Deve essere un luogo facilmente raggiungibile, con un ampio parcheggio, magari anche di pregio, tipo la sala di un famoso hotel, che è la soluzione più gettonata, ma anche location più particolari, che siano di forte impatto emotivo. La sala deve avere una temperatura ideale, quindi riscaldamento invernale e aria condizionata in estate, onde evitare qualsiasi disagio deleterio per la vostra clientela.

Inoltre è bene che vi sia un’ottima rete wifi e postazioni dove poter utilizzare notebook o caricare smartphone. La comodità offerta al cliente è già un ottimo punto di partenza per dare una buona immagine dell’azienda. Stesso discorso anche per quanto riguarda l’illuminazione che dev’essere ottimale.

Svolgimento del programma e pause

Il programma dell’evento deve essere ben delineato, organizzato in modo tale da poter essere seguito agevolmente, senza molta fatica, il cliente deve provare piacere, non deve sentirsi pressato o particolarmente impegnato. Le pause sono importanti, perché servono a non appesantire l’evento, a rilassarsi con una bibita o un buon caffè, e devono rappresentare anche un’opportunità di dialogo e di scambio di opinioni, per mantenere alto il livello di interesse.

All’interno delle pause sarebbe opportuno offrire dei momenti di svago, come ad esempio il company booth, che tanto ha preso piede nel nostro paese. Questi tipi di attrazione fanno divertire i partecipanti, lasciando un ricordo piacevole del meeting, il che fa aumentare la buona immagine dell’azienda. Coccolare la clientela è essenziale in queste manifestazioni, dove la presentazione di un prodotto, o una conferenza, devono essere ben miscelati con attività che inducono un senso di piacere e di appagamento.

Anche gli oratori hanno un ruolo determinante a riguardo, in quanto non deve risultare noioso nel suo modo di esporre e parlare, essere serio e ironico allo stesso momento, deve saper coinvolgere.  I partecipanti, i clienti, non devono sentirsi a se stanti, ma parte di qualcosa, devono tornare a casa soddisfatti e con una accresciuta considerazione della vostra azienda.