Archiviazione documentale: facile, sicuro, immediato

Archiviazione documentale: facile, sicuro, immediato

Che cos’è l’archiviazione documentale e perché al giorno d’oggi è uno dei servizi più interessanti che si possano mai valutare per la propria azienda? No, non siamo più abituati a tenere archivi pieni di carta: la maggior parte dei nostri appunti vengono scritti sul PC. Non solo, però: anche i documenti importanti vengono conservati sui cosiddetti drive. Il workflow documentale ha non pochi vantaggi per le aziende, ma anche per le pubbliche amministrazioni.

La gestione dei documenti è una delle parti più difficili da affrontare sfruttando i principali dispositivi tecnologici. Magari teniamo tutto nelle cartelle, ma se qualcuno volesse consultare il cosiddetto workflow documentale, come potrebbe fare? Il flusso di lavoro può essere migliorato implementando un sistema di archiviazione documentale, che è facile, sicuro e immediato.

Se vuoi saperne di più a riguardo, fai un salto su sgaservice.com, che ti permette di valutare l’archiviazione documentale come alternativa al classico archivio stipato di documenti.

Cos’è l’archiviazione documentale?

La digitalizzazione delle aziende è ormai in atto da un bel po’ di tempo, in realtà. Ogni archivio aziendale può essere digitalizzato in qualsiasi momento, con il preciso scopo di renderlo consultabile ai dipendenti, ai datori di lavoro. Chiunque abbia bisogno di un documento, deve solo fare “un salto” sull’archivio digitale. Significa che verrà anche abbattuto – e in modo considerevole – il consumo (e il relativo spreco) di carta, promuovendo una filosofia più green.

Ogni documento ha un suo “ciclo di vita”, se così possiamo dire. Viene creato, in seguito utilizzato – e dunque condiviso con i dipendenti o i clienti – e in seguito viene conservato. La gestione documentale può ovviamente fungere da supporto per il suo ciclo vitale. L’archiviazione, invece, ha il preciso scopo di mantenere al sicuro tale documento, e di conservarlo per tutto il tempo che si desidera. Al contempo, lo rende fruibile e disponibile. Senza alcuna data di scadenza.

Come funziona l’archiviazione documentale?

Il funzionamento di un archivio digitale è incredibile (oltre che semplice). Nel complesso, lo standard di efficienza è immediato, come per la maggior parte dei servizi digitali. Abbiamo modo di gestire i documenti con ciclo attivo e passivo, ma anche di automatizzare il processo di archiviazione.

La gestione del processo aziendale, e dunque il workflow, sarà di gran lunga più immediata, con la possibilità di controllare ogni aspetto di un documento in piena autonomia. Una strategia operativa che supporta le aziende e va a ottimizzare i tempi di lavoro, ma non solo: vediamo i vantaggi nello specifico.

Vantaggi dell’archiviazione documentale

Il sistema di archiviazione digitale ha convinto tantissime aziende a puntare sulla rete. I documenti vengono così conservati in modo sicuro, ottenendo alcuni benefici ben precisi, come il risparmio di tempo, ma anche di costi nel complesso e il rispetto verso l’ambiente. Il che è un bene, perché si sta ponendo sempre più l’accento sulla questione ambientale.

Pensiamo ovviamente alla riduzione dei costi: l’ottimizzazione del workflow è indubbia. Allo stesso tempo, evita che possano avvenire dei “piccoli” disastri: quanti documenti abbiamo perso in azienda che avevano un valore inestimabile? Ci sono dei fogli che proprio non andrebbero gettati via. Una disattenzione può avere anche un costo relativamente alto, e il classico “errore umano” non avviene con l’archiviazione documentale.

C’è da dire che, comunque, avere l’archivio dell’azienda a portata di un singolo clic è il sogno di tutti i datori di lavoro, ma anche dei dipendenti. Pensiamo ai cassetti stipati di documenti, all’archivio di una volta: l’ambiente lavorativo ne trarrà beneficio, perché sarà ordinato, confortevole e organizzato sotto ogni punto di vista. Nel complesso, ci sembra un passo in avanti verso la digitalizzazione, ma anche un sostegno non indifferente verso il pianeta e contro lo spreco di carta.