I segreti per un check in perfetto in una casa vacanza

I segreti per un check in perfetto in una casa vacanza

Quando si affitta un appartamento, un B&B oppure una casa vacanza, uno degli step e dei touch point più importanti è il check in.

Garantire un’ottima accoglienza ai tuoi ospiti, significa conquistarli al primo sguardo e ciò li renderà più tranquilli durante il soggiorno e molto più propensi a suggerire la tua struttura alla fine del loro soggiorno.

Vedremo insieme in questo articolo tutti i consigli utili per accogliere il tuo ospite e per garantirgli supporto durante il soggiorno.

Tra i vari task di host e property manager c’è anche la gestione dell’accoglienza, sia prima dell’arrivo degli ospiti, per prepararsi al meglio, sia durante e dopo l’accoglienza all’interno dell’appartamento.

Ma come si fa un check in perfetto? Vediamolo nel dettaglio!

La gestione del check in 

Il check-in è uno dei momenti più delicati del soggiorno dei propri ospiti. Non va lasciato al caso ed è bene che sia la finalizzazione di un rapporto avuto in precedenza telefonicamente o tramite email.

La prima regola da rispettare è fissare e rispettare l’orario del check in. Chiedere all’ospite il suo orario d’arrivo è importante per fargli trovare tutto perfettamente organizzato e per informarlo, nel caso in cui arrivi troppo presto rispetto all’orario standard, che l’appartamento non sarà pronto.

Chiedere l’orario d’arrivo è un momento per fare upselling e cross selling: si può proporre all’ospite infatti un transfer dall’aeroporto o dalla stazione nella casa vacanza, si può proporre un upgrade a pagamento in un appartamento migliore che sarà già pronto per il suo arrivo e così via.

Da una semplice domanda prima del check in si aprono una miriade di opportunità.

Una regola d’oro in questo caso è sentirsi via telefono con il cliente ma poi inviargli comunque una mail con tutti i dettagli utili per raggiungere la tua casa e la riconferma dei servizi prenotati.

Ti basterà essere molto propositivo a livello di servizi e molto cordiale elargendo consigli utili sul percorso per raggiungere l’appartamento e sulle soluzioni da evitare perché troppo costose, e avrai già conquistato la fiducia dell’ospite.

Se non ti occupi personalmente dell’accoglienza, ma hai una persona di fiducia che consegnerà le chiavi, durante la telefonata, ricordati di dare all’ospite i contatti del tuo checker (chi fa il check-in) e il suo nome.

Essere puntuali è importante

Un altro aspetto fondamentale è la puntualità. Cerca, anzi, di arrivare qualche minuto prima dell’orario di arrivo previsto per fare il punto della situazione.

Prima di far entrare l’ospite è bene dare un’occhiata alla casa e verificare che tutto sia in ordine.

Controlla la pulizia dei locali e in caso affidati per questa a chi è professionista del settore come Soluzioni case vacanza.

Cerca inoltre di rendere l’atmosfera più accogliente possibile. Dei suggerimenti sono quello di accendere in camera da letto le luci qualche minuto prima dell’arrivo e accendere anche aria condizionata e riscaldamento nei periodi più freddi e più caldi.

Bastano queste poche attenzioni e conquisterai subito la fiducia dei tuoi ospiti.

Prima dell’arrivo dei clienti è bene controllare di avere tutte le carte in regola. Prima del check in è bene avere il voucher di prenotazione e la giusta chiave.

Al momento vero e proprio del check in è bene accogliere gli ospiti con il sorriso, anche se da dietro una mascherina perché viene comunque percepito.

Uno step importante è controllare tutti i dati di prenotazione con la riconferma delle date dello stay e della modalità di pagamento. Se l’ospite non ha ancora pagato, va informato di tutti i dettagli del pagamento e va chiesta una carta a garanzia.

Una volta terminato il check in al desk, inizia quello nell’appartamento.

Ultimo check dell’appartamento

È fondamentale avere riportate scritte tutte le info sull’appartamento, dal wifi al funzionamento di una potenziale lavatrice.

Nella casa è importante spiegare bene le regole e le modalità di uso di tutti i comfort, insieme chiaramente ai servizi offerti.

È bene inoltre dire all’ospite che si sarà sempre a disposizione lasciandogli i contatti più diretti possibile.

Vedrai, in questi pochi step il cliente sarà tuo.